Wiele firm turystycznych skorzystało z dostępnych narzędzi pomocowych w ramach tzw. tarczy antykryzysowej i tarczy finansowej (subwencje z PFR). Wiele wątpliwości budzi sposób rozliczania oraz wydatkowania tych środków. Firmy, które korzystają z pomocy muszą liczyć się z możliwością kontroli ze strony ZUS czy urzędów pracy. Na co zatem wydawać otrzymane środki i jak je rozliczać?

Otrzymywana pomoc przez biura podróży oraz inne podmioty działające w branży turystycznej ma na celu załagodzić negatywne skutki ekonomiczne wirusa COVID-19. Z tego względu wdrożone zostały takie instrumenty pomocowe jak udzielana przez starostę mikropożyczka, dofinansowania do wynagrodzeń pracowników czy też subwencja finansowa dla mikro, małych i średnich przedsiębiorstw. Jednakże, programy te obwarowane są licznymi obostrzeniami, które w przyszłości mogą być przedmiotem kontroli ZUS czy też urzędów pracy.

W rezultacie, podczas przeprowadzanej kontroli, beneficjent programów powinien z łatwością udowodnić zasadność poniesionych przez niego wydatków. Dzięki temu, nie będzie się musiał również obawiać, że w przyszłości otrzymane przez niego świadczenia będą podlegać zwrotowi w całości, z naliczeniem odpowiednich odsetek.

Mając na uwadze powyższe, prezentujemy krótki poradnik, pozwalający przygotować się do kontroli, która może być przeprowadzona u beneficjentów tych programów. Dla przejrzystości naszego poradnika wyszczególniliśmy trzy najważniejsze (najpopularniejsze) instrumenty pomocowe, których ryzyko kontroli oceniamy jako znaczne.

Mikropożyczka od starosty

Udzielana przez starostę mikropożyczka to jedna z najbardziej znanych form pomocy dla mikro-przedsiębiorców. Możliwość jej umorzenia od samego początku była obarczona dwoma podstawowymi warunkami:

• przedsiębiorca musi przez okres 3 miesięcy prowadzić działalność gospodarczą (nie może ona być zawieszona lub zamknięta);
• środki uzyskane z tytułu mikropożyczki muszą być spożytkowane w celu przeciwdziałania negatywnym skutkom COVID-19 na pokrycie bieżących kosztów prowadzenia działalności gospodarczej.

Dzięki temu przedsiębiorca, po upływie 3 miesięcy może liczyć, iż nie będzie musiał zwracać tej pożyczki (a tym samym potraktować ją jako dodatkowe dofinansowanie jego działalności gospodarczej).

Warto zaznaczyć, że w świetle wymogów stawianych przez Tarczę Antykryzysową, pożyczka ta powinna być skonsumowana jedynie w granicach prowadzonej działalności gospodarczej. Oznacza to w praktyce, że środki te powinny być wykorzystane na nieodbiegające od zwyczajnych wydatków przedsiębiorstwa koszty, których poniesienie pozwoli na dalsze funkcjonowanie przedsiębiorstwa.

Jako przykładowe koszty należy wymienić:

• koszty najmu lokalu oraz mediów;
• koszty zakupu towarów i materiałów;
• koszty leasingów;
• koszty opłat (np. Internet, telefon, strona internetowa.

Mając na uwadze powyższe, istotne jest, aby na wypadek kontroli przedsiębiorca posiadał odpowiednią dokumentację potwierdzającą poniesienie wydatku w okresie korzystania z pożyczki. Mogą to być zewnętrzne dokumenty księgowe czy też faktury. Konieczne może również okazać się, aby ponoszone w okresie pandemii koszty alokować w taki sposób, żeby wykazać, że były one spożytkowane m.in. w celu zapewnienia ciągłości przedsiębiorstwa.

Udowodnienie tych intencji powinno wprost przekładać się na realizację podstawowego celu pożyczki (przeciwdziałanie negatywnym skutkom COVID-19) i w konsekwencji uniemożliwić zakwestionowania prawa do pomocy.

Dofinansowanie z Funduszu Gwarantowanych Świadczeń Pracowniczych oraz Funduszu Pracy

Dofinansowania przekazywane przez starostów czy też dyrektorów wojewódzkich urzędów pracy służą jednemu celowi – zachowanie miejsc pracy poprzez częściowe pokrycie kosztów wynagrodzeń. W Tarczy Antykryzysowej w sposób jednoznaczny zostało przesądzone, iż przyznawane środki powinny być spożytkowane poprzez dofinansowanie wynagrodzeń pracowników. Ponadto, w ramach umowy zawieranej pomiędzy beneficjentem, a Wojewódzkim Urzędem Pracy, bezpośrednio wskazywane jest, iż osoba otrzymująca dofinansowanie musi:

• wykorzystać środki na warunkach określonych w umowie,
• w sposób zgodny z celem na jaki je uzyskuje,
• udokumentować prawidłowość wykorzystania środków

Tym samym, beneficjent środków z FGŚP lub dofinansowania od starosty otrzymuje dofinansowanie na wynagrodzenia pracowników (ew. należne od nich składki). Oznacza to, że wyłącznie na ten cel może zostać wydana określona pula środków i przedsiębiorca powinien liczyć się z koniecznością wykazania, że otrzymane środki zostały przekazane pracownikom w ramach odpowiedniej wypłaty.
Z tego względu wartość każdej wypłacanej transzy wynagrodzenia powinna w pełni zostać przekazana na wynagrodzenie pracownika objętego umową. Co więcej, powinno to być dokonane w sposób oraz w wysokości zgodnej z postanowieniami konkretnej umowy wiążącej beneficjenta z WUP.

Warto jednak nadmienić, że organ udzielający dofinansowania zastrzega w umowie, trzyletnie prawo do kontroli przedsiębiorcy w zakresie:

• przestrzegania postanowień umowy,
• wydatkowania środków zgodnie z warunkami określonymi w umowie i we Wniosku
• właściwego udokumentowania i wykorzystania tych środków.

W założeniu taka kontrola miałaby na celu weryfikować cały szereg aspektów związanych z otrzymanym świadczeniem. Za niedopełnienie przewidzianych dofinansowaniem warunków (utrzymanie zatrudnienia pracowników objętych umową) można zostać zobowiązanym do zwrócenia otrzymanego świadczenia wraz z odsetkami (obliczane w sposób podobny jak dla zaległości podatkowej, liczone od dnia przekazania środków wykorzystanych niezgodnie z warunkami umownymi).

Najbardziej narażone są osoby, które:

• wykorzystały środki niezgodnie z ich przeznaczeniem (np. nie dofinansowały wynagrodzeń pracowników objętych umową, a przeznaczyły je np. na bieżące koszty działalności gospodarczej);
• mimo obowiązku utrzymania stanu zatrudnienia i tak zwolniły pracowników objętych umową;
• nie udokumentowały wykorzystania środków lub odmówiły organowi przeprowadzenia kontroli.

Przez poprawne udokumentowanie wypłaty wynagrodzeń należy między innymi rozumieć posiadanie rachunków wystawionych zleceniobiorcom czy też pokwitowań wypłaty wynagrodzenia. Pomocne mogą okazać również się potwierdzenia przelewu bankowego, na których będzie można zidentyfikować osobę konkretnego pracownika (dla jak najbardziej starannego udokumentowania spożytkowania środków zgodnie z celem, warto posiadać w umowie lub w formie odrębnego oświadczenie pracownika o numerze rachunku bankowego).
Warto przy tym nadmienić, iż zgodnie z przepisami Tarczy Antykryzysowej dyrektor wojewódzkiego urzędu pracy może przeprowadzać kontrolę u beneficjentów programu, w zakresie wydatkowania środków Funduszu na wypłatę świadczeń zgodnie z przeznaczeniem i w tym celu może żądać okazania wszelkiej dokumentacji z tym związanej oraz żądać złożenia stosownych wyjaśnień.

Z tego względu kontrola wydatkowania tych środków nie powinna różnić się w większym stopniu od kontroli jakie mają miejsce w przypadku dofinansowań z Programów Unijnych czy też kontroli podatkowych.

Środki otrzymane w ramach Tarczy Finansowej (PFR)

Zasady udzielania oraz spożytkowania subwencji dla mikro, małych i średnich przedsiębiorców, które są przyznawane w ramach Tarczy Finansowej zostały obszernie uregulowane w Regulaminie programu. Dodatkowe warunki określane są również w umowie, która jest rezultatem pozytywnego rozpatrzenia wniosku przez Polski Fundusz Rozwoju.

Mając na uwadze powyższe, dokumenty te (Regulamin i szablon umowy) wymieniają, iż środki te mogą być przeznaczone jedynie na pokrycie kosztów działalności gospodarczej lub przedterminową spłatę kredytów (w ograniczonym zakresie tj. maksymalnie 25% środków subwencji).

Jako koszty działalności gospodarczej należy wymienić m.in.:
• wynagrodzenia pracowników;
• koszty zakupu towaru i materiałów
• koszty usług obcych;
• bieżące koszty obsługi finansowania dłużnego;
• koszty najmu (lub innych umów o podobnym charakterze) nieruchomości wykorzystywanych do prowadzenia działalności gospodarczej,
• należności o charakterze publicznoprawnym – punkt ten daje możliwość realizacji wszelkich należności publicznoprawnych z otrzymanej subwencji (składek, podatków, opłat lokalnych)
• zakupy urządzeń i innych środków trwałych niezbędnych do prowadzenia działalności gospodarczej (jednakże z wyłączeniem przeznaczenia tych środków na nabycie (przejęcie) w sposób bezpośredni lub pośredni innego podmiotu)

Środki te nie mogą być jednak przeznaczane na płatności do właściciela ani osób lub podmiotów powiązanych z właścicielem beneficjenta. Podobnie jak w przypadku pozostałych świadczeń, wydatek zostanie uznany za koszt tylko jeśli zostanie poprawnie udokumentowany. W praktyce oznacza to, iż przedsiębiorca jest zobowiązany ująć te wydatki w dokumentacji księgowej np. za pomocą faktury lub dokumentu księgowego niebędącego fakturą.

Warto przy tym zaznaczyć, że zgodnie z interpretacją regulaminowego celu finansowania, za koszty finansowane ze subwencji należy uznać koszty, które powstały po zawarciu umowy subwencji. Przypisywanie do subwencji wydatków poczynionych przed otrzymaniem środków naraża przedsiębiorcę na zarzut, że nie mógł on pokryć wydatku w tej dacie z otrzymanej pożyczki, ponieważ wówczas nie dysponował przyznanymi kwotami.

Natomiast, jeśli w rozliczeniu subwencji ujęte zostaną bieżące koszty działalności powstałe przed przyznaniem subwencji, opłacone już po dacie zawarcia umowy oraz przelania środków, wówczas uznanie ich za pokryte z subwencji nie powinno budzić wątpliwości.

Zbieg tytułów finansowania

Szczególnego znaczenia nabiera kwestia dokumentacji u beneficjentów, którzy korzystają z kilku źródeł pomocy. W przypadku otrzymania dofinansowania z FGŚP (FP) albo subwencji finansowej – przedsiębiorca może sfinansować jeden wydatek (w tym wypadku wynagrodzenia pracowników) z kilku źródeł środków.

W takim wypadku na uwagę zasługują dwie kwestie:

• z której puli środków sfinansować wydatek; oraz
• jak je rozgraniczyć.

Do rozgraniczenia poszczególnych źródeł środków oraz realizowanych przepływów warto posłużyć się narzędziami bankowymi lub księgowymi, które umożliwiają przepisanie/oznaczenie danej transakcji do określonej puli środków. Z tego względu bardziej adekwatnym rozwiązaniem, z punktu widzenia praktyki dowodowej, jest dokonywanie rozliczeń wyłącznie za pośrednictwem rachunku bankowego.
Powyższe nie wyklucza, aby przedsiębiorca dokonywał płatności gotówkowych. Pozostają one jednak znacznie trudniejsze do wykazania (udokumentowania). Trzeba przy tym również pamiętać, że zarówno na gruncie Prawa przedsiębiorców, podatków dochodowych czy też podatku VAT funkcjonuje wymóg przeprowadzania transakcji, których kwota przekracza równowartość 15 000 PLN za pomocą rachunku rozliczeniowego (w innym przypadku tego rodzaju wydatek może być np. uznany za wydatek niepodlegający zaliczeniu do kosztów uzyskania przychodów).

Sugerować to może, że w przypadku naruszenia powyższych dyspozycji, organ kontrolny uzna, iż środki były wydatkowane niezgodnie z prawem, przez co nie mogą być skutecznie rozliczone. Podstawą sprawnego, przejrzystego i bezpiecznego wydatkowania otrzymanych środków będzie jednoznaczne nakreślenie przepływów pieniężnych.

W kwestii aspektów finansowych warto wskazać, że jeżeli dane instrumenty pokrywają się zakresem wydatkowania, to w pierwszej kolejności należy ustalić katalog wydatków, które mogą zostać zrealizowane z danego świadczenia. Ma to przeciwdziałać sytuacji, w której dojdzie do pokrycia wydatków nieobjętych zakresem finansowania żadnego ze świadczeń.

Po prawidłowym podzieleniu puli otrzymanych środków można przejść do płynnego wydatkowania. Z praktycznego punktu widzenia w pierwszej kolejności warto korzystać z kwot o najwęższym zakresie finansowania (np. dofinansowanie do wynagrodzeń pracowników).
Dla przykładu –dofinansowania z FGŚP oraz programu Tarczy Finansowej beneficjent otrzymał na konto główne, które odpowiednio zaksięgował i przypisał do kont pomocniczych. Chcąc zrealizować płatności wynagrodzeń pracowników powinien wykorzystać środki pochodzące z konta „FGŚP” ponieważ jest to jedyny cel, na jaki mogą zostać przeznaczone te kwoty. Po zrealizowaniu wypłat wciąż będzie dysponował pulą subwencji, o znacznie szerszym zakresie wydatkowania (np. koszty najmu czy też usług obcych).

Tym samym naczelnymi zasadami powinny być przejrzystość oraz uporządkowanie rozliczeń. Tylko takie rozwiązanie pozwoli na precyzyjne wskazanie wydatku, jego źródła oraz celu a co za tym idzie, będzie stanowić właściwy środek dowodowy w rozliczaniu subwencji (bądź innego środka).

Najczęściej zadawane pytania w sprawie rozliczeń otrzymanych środków

Czy można rozliczać zaległości ze środków pomocowych?

O ile wydaje się to niezgodne w kontekście dofinansowania do wynagrodzeń pracowników czy też mikropożyczki, o tyle w przypadku subwencji PFR nie ma takich zastrzeżeń.

Tak też np. subwencja PFR umożliwia pokrywanie wszelkich należności o charakterze publicznoprawnym. Sformułowanie tego postanowienia w dany sposób sugerowałoby, że do należności, które można pokryć z subwencji należą także te, których termin płatności już upłynął – a zatem zaległości.

W zakresie dofinansowań kosztów wynagrodzeń w teorii nie ma przeciwwskazania do pokrywania zaległości. Jednakże, forma wypłaty świadczeń (dopłacanie konkretnych kwot we wskazanym umową okresie) wskazywałaby, że są one przeznaczone do realizacji bieżących zobowiązań pracowniczych.

Jaki jest rodzaj usług obcych, które można sfinansować z subwencji PFR?

Zgodnie z podkreślonym w poradniku faktem – subwencja finansowa obejmuje bieżące koszty działalności, w tym usługi obce. Do kategorii tych usług można zaliczyć między innymi usługi prawne, marketingu, reklamy czy też usługi doradcze. Do momentu, w którym wyżej wymienione koszty realizują definicję bieżących kosztów działalności i są mają uzasadnienie gospodarcza, tak długo nie powinny pojawiać się wątpliwości co do ich finansowania w zakresie określonego świadczenia.

Niezależnie od powyższego, beneficjent będzie na każdym kroku zobowiązany do konieczności prawidłowej dokumentacji i zachowania racjonalności wydatku. Należy dodać, że taki koszt powinien pozostawać w związku z jego działalnością gospodarczą (tak np. może być wykluczona sytuacja finansowania reklamy świadczonej przez podmiot powiązany).

Czy otrzymane środki finansowe mogą być przeznaczone na wynagrodzenia zarządu lub płatności na rzecz wspólników?

Podjęcie takiego działania może budzić wątpliwości ze strony organów kontrolujących. W szczególności, gdy regulamin PFR wprost wskazuje, że środki z subwencji nie mogą być przeznaczane na wypłatę do właściciela. Z tego względu, jeżeli członkiem zarządu jest osoba, która jednocześnie wykonuje uprawnienia właścicielskie, wypłata na jej rzecz wynagrodzenia może być nieakceptowalna. W podobny sposób należy odnieść się również do wypłaty na rzecz wspólników (spółka osobowa lub spółka kapitałowa), bowiem dane osoby bezsprzecznie można zakwalifikować jako właścicieli.

Natomiast w sytuacji, gdyby wypłata została dokonana na rzecz członka zarządu, który nie jest wspólnikiem, a jedynie managerem – można uznać, iż taka wypłata będzie związana z bieżącymi kosztami działalności przedsiębiorstwa.

W zakresie wypłaty wynagrodzeń członka zarządu, który jednocześnie wykonuje uprawnienia właścicielskie można dostrzec potencjał takiego działania w sytuacji otrzymania mikropożyczki. Jeżeli wynagrodzenie członka zarządu jest kosztem bieżącym (cyklicznym) można uznać, iż spożytkowanie pożyczki na wypłatę tego wynagrodzenia nie powinno być obostrzone większymi przeciwskazaniami.

Czy ze środków pomocowych można zwracać prowizję agencyjną?

W zakresie subwencji PFR czy też mikropożyczki udzielanej przez starostę nie ma przesłanek wyłączających taki model postępowania.
Warto zaznaczyć, że prowizja (jak i jej zwrot) stanowią normalne źródło przychodów i wydatków funkcjonujących w branży turystycznej. Przy spełnieniu warunków (tj. odpowiednie udokumentowanie i wykazanie związku z bieżącą działalnością gospodarczą), wydatek w postaci zwrotu prowizji powinien podlegać pod zakres finansowania w ramach Tarczy Antykryzysowej czy też Tarczy Finansowej (z wyłączeniem stricte dofinansowań do wynagrodzeń pracowników).

Czy w ramach otrzymanych dofinansowań można dokonać wykupu pojazdu samochodowego w ramach wiążącej umowy leasingu?

Rozpatrując powyższą sytuację należy mieć na względzie, iż katalog wydatków na jaki można spożytkować subwencję finansową jest katalogiem zamkniętym. Podstawową przesłanką jest związanie danego wydatku z bieżącymi kosztami działalności gospodarczej. Tym samym, o ile finansowanie kredytu (leasingu) jest świadczeniem bieżącym i okresowym, o tyle nie można do takiego zaliczyć wykupu samochodu z leasingu. Jest to zdarzenie incydentalne, które niekoniecznie będzie związane z bieżącym prowadzeniem działalności gospodarczej.

Z tego względu należy uznać, iż wydatkowanie środków uzyskanych z PFR czy też w ramach mikropożyczki na wykup samochodu z leasingu jest działaniem ryzykownym, które może zostać zakwestionowane podczas kontroli.

Podsumowanie

Podsumowując – istotnym aspektem korzystania z programów antykryzysowych jest zatem dokumentacja wydatkowania otrzymanych środków. Najważniejsze dla beneficjentów wyżej wymienionych programów powinna być transparentność (rozumiana jako możliwość jednoznacznego przypisania wydatku do danych środków).

W tym zakresie istnieje jednak pewna dowolność. Oznacza to, że beneficjent może dokumentować wydatki na różne sposoby (nie ma odgórnego schematu). Ważne jest jednak, żeby przyjęte przez niego rozwiązania pozwalały na przejrzyste ujęcie rozliczeń.
Jako przykład rozwiązań możemy podać rozliczanie w oparciu o subkonta (konta pomocnicze) bądź rozwiązania programów fakturujących które oferują „nakładki” odpowiednio szeregujące określone wydatki.

Przyjęty system powinien kształtować dokumenty księgowe poprzez wskazanie:

• konkretnych kwot;
• źródła ich finansowania;
• celu ich przeznaczenia;
• okoliczności transakcji.

Tym samym, uczulamy, iż nie należy bagatelizować problemu i już teraz podjąć stosowne kroki w celu utworzenia stosownych procesów księgowych. Bez nich prawidłowe (a na pewno sprawne) rozliczenie środków, może być udaremnione w drodze kontroli dokonanej przez powołanych do tego organ.

Czytaj także: 80 proc. firm zagrożonych zwrotem subwencji. PIT interweniuje u Rzecznika MŚP