Polityka podróży daje istotne oszczędności na podróżach służbowych

1 grudnia 2020

Czy można oszczędzić aż 25% ? Jak dodatkowo wykreować większe zadowolenie pracowników? Jak narzędzia do samodzielnej rezerwacji wspierają politykę podróży

Wg różnych analiz aż do 25 % oszczędności na podróżach służbowych możemy uzyskać implementując politykę podróży. Nawe jeżeli ta wielkość jest w górnej granicy potencjału to już kilkunastoprocentowa oszczędność wydaje się realna do osiągniecia. To powoduje iż warto przyjrzeć się tematowi polityki podróży.

Polityka podróży czym jest ?

W skrócie to zbiór zasad którymi powinni kierować się pracownicy firmy planując podróże służbowe. Definiuje czas w jakim powinniśmy rezerwować(wyprzedzenie) usługi. Preferowanych dostawców. A także kategorie produktów jakie są dozwolone – np. klasy podróży podczas przelotów lotniczych, hotele z taka a taka ilością gwiazdek etc. etc. Wprowadza też limity wydatków na każdą z kategorii produktów.

Bardziej zaawansowane polityki podróży posiadają opcje definicji wytycznych per regiony, a nawet miasta. Również poszczególne grupy pracowników może obowiązywać różna polityka podróży.

Istotnym elementem jest też proces akceptacji przez przełożonego, niekiedy jest on nawet wielostopniowy.

Polityka podróży dlaczego jest ważna

Przede wszystkim porządkuje zachowania w obszarze rezerwacji podróży służbowych. Eliminuje własną preferencje pracowników która może potencjalnie być w konflikcie z wytycznymi firmy. W konsekwencji powinna pozwolić nam na wygenerowanie istotnych oszczędności.

Dobrze opisana polityka podróży uwzględniająca np. trend Bleisure może też przyczynić się do znacznie wyższej lojalności i zadowolenia pracowników.

Polityka podróży – jak oszczędzić na lotach i biletach kolejowych

Specjaliści od podróży służbowych z łatwością wynajdą wzorce pozwalające na istotne oszczędności przy zakupie biletów lotniczych. Kierowanie się ceną dnia/ tzw best buy, unikanie najdroższych kombinacji jak krótkie(1 dniowe) wyjazdy zagraniczne. Czy staranie się eliminowania powrotów w godz. 18-20 w czwartki i piątki to tylko niektóre przykłady. Bardzo wysoka lojalność w stosunku do jednego dostawcy też może nie być optymalnym wyborem.

Jeżeli loty rezerwujemy samodzielnie lub nasz agent ma dostęp do narzędzi NDC linii lotniczych polityka podróży powinna wymuszać korzystanie właśnie z nich. Sam ten fakt daje potencjalnie istotne oszczędności rzędu nawet 30% przy najtańszych taryfach europejskich.

Polityka podróży powinna też skłaniać do sięgnięcia po produkty stosunkowo mniej znane a generujące kolejne % oszczędności. Takimi są min Kolorowe Karty PKP Intercity, lub bilety kuponowe PLL LOT.

Polityka Podróży – w narzędziach do samodzielnej rezerwacji

Narzędzia do samodzielnej rezerwacji ułatwiają implementacje polityki podróży. Każde z nich posiada bardziej lub mniej zaawansowaną jej wersje. Dla małych i średnich firm z pewnością jest to rozwiązanie wystarczające.

Narzędzia do samodzielnej rezerwacji są też bardzo istotne w przypadku rezerwacji hotelowych. Ten segment rynku jest bowiem narażony na agresywne marżownie ze strony agentów obsługujących podróże służbowe. Używając narzędzia w dużym stopniu eliminujemy takie ryzyko przyczyniając się do dalszych oszczędności.

Implementacja i zdefiniowanie polityki podróży powinno odbywać się w oparciu o wiedzę i merytoryczne przygotowanie profesjonalnego doradcy/ agenta obsługującego podróże służbowe.

Polityka podróży – dynamicznie elastyczna polityka podróży przyszłością branży

W fachowych publikacjach podnosi się temat zbytniego rygoru polityki podróży który może rujnować możliwości biznesowe. Odpowiedzią na to ryzyko jest dynamiczna polityka podróży, powinna ona pozwalać na akceptacje przez przełożonego wyjątków – gdy jest to w interesie firmy.

Dynamiczna polityka podróży musi też uwzględniać zmieniający się rynek podróży służbowych. Wyceny biletów lotniczych i noclegów hotelowych zmieniają się z minuty na minutę, często trudno jest „przytrzymać” rezerwacje. W konsekwencji koszt wyjazdu może wzrosnąć. W takiej sytuacji nowoczesne narzędzie stosują odpowiednie dynamiczne zabezpieczenia. Dla przykładu Hotailors daje możliwość marginesu wyceny, gdy takowa nie rośnie więcej niż zdefiniowany w polityce podróży % pracownik nie musi ponownie prosić przełożonego o akcept swojego budżetu na podróż służbową. To duże ułatwienie.

Polityka Podróży i narzędzia dla samodzielnej rezerwacji w sektorze publicznych przetargów?

Na zachodzie Europy publiczne podmioty zlecające podróże służbowe chętnie korzystają z dobrodziejstw polityki podróży. W połączeniu z narzędziami do samodzielnej rezerwacji pozwalają na istotne ograniczenie kosztów. W Polsce ten segment rynku należy do jednych z najmniej transparentnych, przetargi z 1 groszem za obsługę podróży wciąż budzą wielkie kontrowersje. Wprowadzenie obowiązkowej polityki podróży ( z uwzględnieniem NDC) i rezerwacji via zautomatyzowane platformy przyczyniło by się do większej transparencji w tym obszarze.

Wciąż bardzo niewiele małych i średnich firm ma świadomość istoty tego narzędzia. Przekonać do jego implementacji powinny zarówno generowane oszczędności które z łatwości wyniosą minimum 7-15 % jak i większe zadowolenie pracowników. Automatyzacja procesu rezerwacji podróży służbowych też nie jest tu bez znaczenia.